Nonostante siano passati già diversi anni dall’avvento della Posta Elettronica, devo purtroppo giornalmente constatare che non tutti hanno ancora imparato ad inviare un messaggio di posta a destinatari multipli evitando di rendere visibili tutti i contatti: questa piccola guida speriamo sia di aiuto ai meno esperti e ai più distratti!
Diciamolo: la posta elettronica è stata una vera grande rivoluzione nelle comunicazioni: possiamo, credo senza ombra di dubbio, affermare che sia stato e sia oggi uno dei servizi più diffusi e utilizzati (se non il più utilizzato in assoluto) da quando la Rete Internet è entrata nelle case e negli uffici di mezzo mondo.
Inviare un messaggio di Posta Elettronica
Uno dei punti di forza del servizio di posta elettronica è la semplicità, infatti per inviare una email bastano veramente pochi passaggi: qualunque sia l’ambiente dove si sta compilando il messaggio (Microsoft Outlook, Hotmail, ecc.) si inserisce il destinatario (in inglese recipient), si inserisce l’oggetto (in inglese subject) ovvero il titolo del messaggio email, e poi si compila il contenuto della email (in inglese body) che è il campo dove va digitato il testo vero e proprio del messaggio. Poi premiamo su Invio (in inglese Send) ed il gioco è fatto. Il destinatario riceverà il messaggio in pochi secondi, con tanto di file allegati (se ce ne sono, come fotografie, documenti, ecc.).
Invio di un messaggio a destinatari multipli
A volte succede di dover inviare lo stesso messaggio a più persone, a volte 3 o 4 destinatari ma a volte anche decine di contatti: è quindi possibile realizzare un unico invio per tutti i destinatari, anzichè riscrivere più volte lo stesso identico messaggio. Ecco che occorre però prestare un po’ di attenzione: infatti è purtroppo ancora molto alto il numero di persone che effettua questa operazione in modo maldestro, rendendo visibile tutto l’elenco di persone a cui viene inviato il messaggio!
Dove sta l’errore? L’errore sta nella collocazione dei destinatari.
Infatti, quando voi compilate un qualunque messaggio email, noterete che i campi (gli spazi) destinato ai contatti sono tre: A, CC e CCN (in inglese TO, CC e BCC). Vediamo le differenze.
I campi dove inserire i destinatari
Ecco una breve spiegazione dei 3 campi dove si debbono inserire i contatti a cui inviare il messaggio email:
- Il campo A (in inglese TO): è il destinatario/i principale/i. Notate il plurale: significa che se inserite più contatti email nel campo A, il messaggio verrà inviato a tutti i destinatari contemporaneamente, ma ciò che è importante per il nostro scopo, è comprendere che tutti i destinatari potranno vedere a quali altri contatti è stato inviato il messaggio! Ecco quindi che se dovete inviare un messaggio a un paio di colleghi di lavoro, allora non ci sono problemi a svelare e rendere visibili gli altri destinatari, ma se dovete inviare un messaggio mantenendo la riservatezza dell’elenco di destinatari, il campo A non va bene e non può essere utilizzato, in quanto tutti vedranno gli indirizzi di tutti (e in questo modo la privacy dei destinatari va a farsi benedire). Occorre quindi usare il campo CCN (come si vedrà fra poco).
- il campo CC (in inglese CC): significa Copia Carbone, Carbon Copy o Copia per Conoscenza; serve se volete inviare un messaggio per conoscenza ad uno o più destinatari. Tecnicamente parlando, per il nostro articolo di oggi, non c’è nessuna differenza con il campo A.
- Il campo CCN (in inglese BCC): significa Copia Carbone Nascosta (in inglese Blind Carbon Copy). Utilizzando questo campo, tutti i destinatari riceveranno il messaggio, ma nessuno di essi saprà a quali altri destinatari è stato inviato il messaggio! E’ proprio quello che serve a proteggere la privacy dei destinatari multipli.
Esempio pratico di invio a destinatari multipli
Per spedire quindi un messaggio di Posta Elettronica a destinatari multipli, mantenendo la riservatezza dei contatti a cui state inviando il messaggio, dovete mettere tutti i contatti nel campo CCN (vedi il disegno):
In questo modo il messaggio verrà inviato a me stesso come destinatario principale, e poi verrà inviato (come nell’esempio) a Claudia Paola e Stefano senza che nessuno di loro conosca chi sono gli altri destinatari.
p.s. ultima precisazione: se non mettete nessun indirizzo nel campo A (dove io nell’esempio ho messo me stesso), i destinatari che ricevono il messaggio vedranno che esso è indirizzato a “undisclosed recipient” che significa proprio “destinatari non svelati”.
Nota
Il nostro affezionato lettore Guido ci ha fatto notare che in alcuni casi il programma di Posta della Microsoft Outlook Express non mostra in modo immediatamente visibile il campo CCN. Per renderlo quindi visibile mentre state componendo il vostro messaggio, operate come segue: una volta lanciato Outlook Express, premete sul pulsante Crea Messaggio per iniziare un nuovo messaggio di posta, poi dal menù Visualizza mettete la spunta sulla voce Tutte le intestazioni ed il gioco è fatto!
Oppure ancora, in Outlook (non Express) nella finestra del nuovo messaggio premere “A” e poi inserire gli indirizzi con il tasto “Ccn”.
Vi sembra utile questa mini guida? Lasciate un commento.
12 Settembre 2013
16 risposte a Difendiamo la privacy: come utilizzare il campo CCN nelle email
In Outlook Pro non è possibile visualizzare il Ccn come spieghi tu, meglio premere “A” e poi inserire l’indirizzo con il tasto “Ccn”, almeno funziona in tutte le versioni, non credi? Ciao.
Ciao Nicola! Tra i tanti articoli del tuo bel blog, questo ha al momento attratto la mia attenzione, e ne approfitto per chiederti un parere su una questione che mi frulla nella testa da un po’, e a cui ancora non ho dato risposta.
Secondo me il più “antipatico” dei campi è il CC; ho sempre pensato che sia un po’ imbarazzante, perché sembra quasi che tu voglia dire “Ah sì, invio questo messaggio pure a te, però è per conoscenza, non sei obbligato a rispondere”. Chi lo riceve non potrebbe offendersi? Anche volendo rispondere, non lo fa perché vede il suo nome scritto in quel campo lì. Credo che nelle corrispondenze lavorative queste siano cose a cui non si fa neanche caso (anzi, so che molte persone benedicono il cielo quando si vedono in CC, perché pensano: “Meno male che a questa non devo rispondere!”, e cancellano in allegria senza quasi neanche leggere); tuttavia non mi va molto l’idea di inserire qualcuno in quel campo, perché mi pare maleducato “ridurlo al silenzio” a priori, e così non lo uso mai!
La netiquette dice qualcosa in proposito?
Ciao Elisa 🙂
Accidenti, la domanda che poni mi mette in difficoltà 😉
Sinceramente non saprei dirti se la netiquette dice qualcosa in proposito, però penso che alla fine debba prevalere la cultura e il buonsenso: proprio oggi mi è successo di mandare una mail a un tecnico in un’azienda, e per fortuna che ho messo la sua collega in CC, in quanto lui è in ferie e non mi avrebbe risposto, mentre lei (che era in CC) è stata gentilissima e mi ha avvisato della cosa.
Hai ragione: normalmente il CC riceve, legge, prende atto e si ritiene soddisfatto, cancellando la mail. Proprio se si sente chiamato in causa, magari interviene, ma avviene raramente.
Penso che, netiquette or not, sia nostro compito fare cultura sull’argomento: così come io ho postato questo articolo che parla del campo CCN (e l’ho fatto perchè c’è ancora tanta, troppa gente che manda email con gli indirizzi in chiaro – e intendo anche webmaster e tecnici, non solo il mio falegname), penso che si debba istruire i nostri amici facendo sapere cosa è bene fare, come rispondere alle email, come usare i campi CC e CCN, e così via.
Da parte nostra, cerchiamo di usare il modo migliore per inviare email: se riteniamo di necessitare di una risposta, anche dall’utente in CC, magari “sollecitando” si arriva prima al risultato 😀
Comunque mi capita spesso, anche in classe, di dover rispondere agli allievi su “scusi prof a cosa serve il CC? non è sufficiente il campo A?”… e, in effetti, la domanda è legittima 😉
Ciao,
la domanda di Elisa è legittima, la risposta è semplice senza nemmeno dover ricorrere alla netiquette.
Elisa, semplicemente all’interno di ambiente lavorativo, può capitare che due o più persone (o gruppi di persone) stiano intrattenendo una corrispondenza che so, magari per la gestione di una problematica complessa. Ora questa problematica potrebbe avere due esiti, uno felice ed un’altro infelice. Nel caso in cui si dovesse presentare il primo esempio, non ci sarebbe nessun problema. Tutti felici e contenti. Nel caso invece dell’esito infelice della problematica, magari il risultato andrebbe ad impattare su tanti altri gruppi di persone ai quali bisognerebbe spiegare il problema dall’inizio. Problema di cui non avevano visibilità e conoscenza. Problema che li metterebbe in difficoltà e la cui risoluzione (a partire dall’istante in cui verranno a conoscenza del problema, visto che prima ne erano all’oscuro), potrebbe richiedere settimane o mesi.
Settimane o mesi preziosi solo per elaborare una possibile soluzione da parte di persone che fino a quell’istante erano all’oscuro di tutto.
Se invece loro sono già “allineati” alla problematica, hanno sempre il polso della situazione. Posso elaborare le loro idee o strategie man mano che il problema si evolve. Strategie che dovranno presentare se verranno coinvolti. Possono essere pronti nel caso qualcuno dovesse dire:
“la problematica non è stata risolta. Dobbiamo modificare tutta le metodologia di lavoro. Sulla base di quanto avete letto fino ad oggi, informatici sull’impatto che avrebbe sulla vostra parte di lavoro”.
Chiaro, semplice ed efficace.
Il “Cc” ha tanta importanza quanto il “To” ed il “Bcc”, ovviamente si presta di più all’uso in realtà in cui tante persone sono coinvolte.
@ThiDi69
grazie per il tuo intervento, in effetti la tua chiave di lettura è pienamente coerente.
@ThiDi69: Grazie dell’esempio che hai fatto. La situazione che hai descritto mi è servita a capire meglio la specifica funzione di “Cc”.
Lavoro con Outlook Express, quando inserisco l’indirizzo in A e gli altri in Ccn non mi partono le mail. Dove sbaglio? Il programma mi dice che non riconosce gli indirizzi, cosa devo fare? Se scrivo e non copio dal mio file in excel la posta parte. Premetto, io faccio mailing, ed è molto importante che la posta funzioni correttamente. Quando lavoravo in ufficio bastava che mettessi un indirizzo in A e tutti gli altri in Ccn e poi schiacciassi INVIO, ora non partono.
Grazie a chi risponderà, Antonella.
Ciao Antonella, grazie anzitutto per aver scritto sul nostro blog.
Dunque, il problema che tu descrivi (e che purtroppo affligge molti utilizzatori di Outlook Express) non dipende da un tuo errore: quando c’è un indirizzo non valido nell’elenco degli indirizzi che tu inserisci nel campo CCN, Outlook Express si blocca e non effettua più alcun invio! Diciamo che Outlook Express non è un programma pensato per fare mailing in modo importante, se hai bisogno di fare mailing devi puntare ad un altro software.
Comunque, la soluzione al tuo problema è: inserisci “blocchi” di indirizzi molto più piccoli (non più di 10 alla volta), in questo modo riuscirai a isolare gli indirizzi non validi che bloccano l’invio.
OTTIMA GUIDA, DAVVERO OTTIMA!
grazie!
Grazie, grazie, grazie !
Marta
Salve,
interessantissimo l’articolo che mi risolve un problema che avevo da un pò di tempo. Continuo però ad avere un ostacolo a metà come Antonella, nel senso che anch’io faccio mailing e avrei bisogno di conoscere un programma adatto allo scopo. Posso sperare in un vostro aiuto? Grazie, Michele.
Ciao Michele, grazie per i complimenti.
Per la gestione delle mailing list noi consigliamo (ed utilizziamo) il programma GROUP MAIL della Infacta: si tratta di un programma veramente potente, che nella versione FREE permette di inviare fino a 100 email alla volta. Se hai bisogno di inviare a più di 100 contatti, è possibile “spezzare” la lista in multipli gruppi da 100, oppure acquistare la versione a pagamento.
Io lo utilizzo personalmente da almeno 8 anni ed è veramente notevole! Ti ci vorrà un po’ per capire come configurarlo (è in inglese) ma ne vale davvero la pena.
Hope this helps!
Ciao Nicola, ho per caso visto il tuo sito internet e ne approfitto per porti una domanda: io lavoro in un Centro Trasfusionale ed ho necessità di inviare decine di email ai donatori nostri, solo che vorrei salvaguardare la privacy di ognuno per cui vorrei inserire i loro indirizzi email non nel campo A del messaggio ma nel campo Ccn; che ne dici?
Inoltre, ed è questa la cosa più importante, ti chiedo come fare per inserire a piè di pagina della mail una nota di riservatezza che compaia automaticamente in ogni email, senza doverla aggiungere io ogni volta. Tieni presente che uso Outlook Express.
Aspetto una tua risposta; distinti saluti. Napoli, Ubaldo.
Grazie per la chiarezza!
Solo ora mi sono posta il problema dei gruppi di mail in uscita…
Quello che vorrei sapere è se si possono salvare con un nome specifico, così posso scegliere una lista piuttosto che un’altra a seconda del contenuto della mail.
Grazie e buona giornata, Annunciata.
Buon giorno, leggo con interesse del CCN.
Vorrei gentilmente una info: se un destinatario in ccn risponde alla email ricevuta gli altri ricevono la sua risposta, oppure la riceve solamente chi ha spedito cioè colui che è nel campo “da”? E nel caso ricevano pure gli altri risposta c’è un “sistema trucco” x non fargli ricevere?
L’esigenza è… diciamo… le risposte alla email deve riceverle solamente il campo “da”.
Grazie della gentile futura risposta.